Tally erp-9-ல்இருந்து எக்சல் சீட்டிற்கு எவ்வாறு பதிவேற்றுவது?

டாலியிருந்து எந்த ஒரு ரிப்போர்ட்டையும் எவ்வாறு ஒரு எக்சல் சீட்டிற்கு பதிவேற்றலாம். குறிப்பாக முதலில் ஒரு குறிப்பிட்ட கம்பனியின் profit & loss A/c ரிப்போர்ர்டை எடுத்துகொள்வோம்.

Gatewayoftally->profit& loss A/c

F12 கீயை அழுத்தினால் நமக்கு configuaration window கிடைக்கும்.

இதில் show vertical profit & loss என்பதில் yes கொடுத்தால் ரிப்போர்ட் ஆனது vertical ஆக கிடைக்கும்.show percentage என்பதில் yes கொடுத்தால் ரிப்போர்ட் ஆனது சதவீதத்தில் கிடக்கும். Show wiith gross profit என்பதில் yes கொடுத்தால் மட்டுமே gross profit or loss காண்பிக்கும். No கொடுத்தால் நெட் ப்ரொஃபிட் & லாஸ் மட்டுமே காண்பிக்கும்.appearance of name என்பதில் name only என்பதை செலக்ட் செய்யவும். Scale factor of vales என்பதில் default என்பதை செலக்ட் செய்யவும்.

Alt+E press செய்யவும் எக்ஸ்போர்ட் விண்டோ வரும்.change period என்பதில் from என்பதில் தொடக்க தேதியையும்  to என்பதில் முடிவு தேதியையும் கொடுக்கவும்.

முதலில் உள்ள language என்பதில் default என்பதை கொடுக்கவும்.format என்பதில் Excel(spreadsheet) என்பதைக் கொடுக்கவும். Output file name என்பதில் எக்சல் ஃபைலின் பெயரைக் குறிப்பிடவும். இது xls எங்கின்ற extension உடன் இருக்க வேண்டும். Output sheet name என்பதில் சீட்டின் பெயரைக் குறிப்பிடவும். Update existing file என்பதில் புதிதாக உருவாக்கினால் no எனவும் ஏற்கனவே உள்ள ஃபைலை அப்டேட் செய்தால் yes எனவும் குறிப்பிடவும்.

எக்சல் (spreadsheet) formatting என்பதில் yes கொடுக்கவும். வித் கலரில் no அல்ல்து yes நாம் விரும்பியபடி கொடுக்கலாம்..

கீழே உள்ள options நாம் ஏற்கனவே CONFIGURATION மெனுவில் பார்த்தது தான்.

Final ஆக Export என்பதில் yes செலக்ட் செய்யவும்.

இப்பொழுது விண்டோஸ் எக்ஸ்ப்ளோரரில் c:/tallyerp என்பதில் நாம் குறிப்பிட்ட பெயரில் எக்சல் ஃபைல் ஒன்று உருவாகியிருக்கும்.அதை இரட்டை கிளிக் செய்தால் ஃபைல் ஓபன் ஆகும்.

இதே முறையில் பேலன்ஸ் சீட்டையையும் பதிவேற்றலாம்.

இப்பொழுது ஒரு கம்பனியிலிருந்து மற்றொரு கம்பனிக்கு எவ்வாறு டேட்டாவை பதிவேற்றுவது என்று பார்ப்போம்.முதலில் GATEWAYOF TALLY->DISPLAY  சென்று list of accounts என்பதைக் க்ளிக் செய்யவும். விண்டோ ஒன்று ஒபன் ஆகும். அதில் Alt+E ப்ரஸ் செய்யவும் format –என்பதில் xml(Data interchange) என்பதை செலக்ட் செய்யவும். Output file name என்பதில் நாம் விரும்பிய பெயர் xml என்கின்ற எக்ஸ்டன்டுடன் கொடுக்கவும். Type of master என்பதில் All Masters என கொடுக்கவும்.முடிவாக export என்பதில் yes கொடுக்கவும்.

அடுத்து display->daybook சென்று அங்கு Alt+E கொடுக்கவும் பெயராக DayBook.xls என்பதைக் கொடுக்கவும்.

வேண்டிய ஆப்சன்களுக்கு yes அல்லது no என்று கொடுக்கலாம்..

முடிவாக ஏக்ஸ்போர்ட் என்பதில் yes கொடுக்கவும்.

இப்போது புதிதாக கம்பனி ஒன்று உருவாக்கிக் கொள்ளவும். அதில் Gatewayoftally->import data செல்லவும். அதில் Masters என்பதை செலக்ட் செய்யவும்.

Import file name என்பதில் Master.xml என்றும் treatment of entries already existing என்பதில் modify with new data என்பதை செலக்ட் செய்யவும்.

இப்பொழுது முடிவாக yes கொடுக்கவும்.

மீண்டும் Gatewayoftally என்பதில் இம்பொர்ட் டேட்டா என்பதை தேர்ந்தெடுக்கவும்.அதில் vouches என்பதை செலெக்ட் செய்யவும். அதில் ஃபைல் பெயரில் DayBook.xml என்பதை தேர்வு செய்யவும். பின்பு முடிவாக yes கொடுக்கவும்.

இப்பொழுது Gateway of tally என்பதில் f11 features சென்று ஏற்கனவே கம்பனியில் என்ன ஆப்சன் கொடுத்திருந்தோமோ அதை கொடுக்கவும்.

Backup & restore

நாம் நம்முடைய கம்பனி டேட்டா முழுவதையும்  Backup எடுக்க வேண்டும். அப்பொழுது தான் நம் டேட்டா corrupt ஆனால் அதை மீட்டுவிக்கலாம்.

முதலில் Alt+f3 என்கின்ற கீயை gateway of tally –யில் இருந்த படியே சொடுக்கிடவும்.பின் வரும் மெனுவில் backup என்பதை க்ளிக் செய்யவும்.source என்பதில் c:\tally.ERP9\Data என இருக்கும். அடுத்தது Destination  என்பதில் நாம் விரும்பிய drive கொடுக்கலாம்.(உ.ம் d:\) அடுத்து name of company என்பதில் பேக் அப் எடுக்கப்பட வேண்டிய கம்பனிகளை செலக்ட் செய்யலாம்.

அடுத்து  End of list என்பதை தேர்வு செய்து முடிவாக Accept என்பதில் yes கொடுக்கவும்.

இப்பொழுது நாம் பேக் அப் செய்த கம்பனியின் பெயரை c:\tally.ERP9\Data சென்று டெலீட் செய்யவும். இப்பொழுது companyinfo மெனுவில் Restore என்பதை செலெக்ட் செய்யவும்.

இப்பொழது நாம் ஏற்கனவே பேக் அப் எடுத்த கம்பனியின் பெயரை தேர்ந்தெடுக்கவும். முடிவாக Accept என்பதில் yes கொடுக்கவும். கம்பனி டேட்டாக்கள் restore ஆகியிருக்கும்.

                               -முத்து கார்த்திகேயன்,மதுரை